Aufwertung von Compliance-Workflows mit generativer KI

Aus den verschiedenen Industrieregularien, Datenschutzverordnungen und anderen Vorschriften entsteht eine komplexes Netz an Anforderungen, denen Unternehmen gerecht werden müssen. Und das gilt nicht nur für die Unternehmen selbst, sondern auch für verbundenen Firmen, deren Lieferant sie sind oder von denen sie wiederum Güter oder Rohstoffe beziehen.

Unser Kunde bietet eine Softwarelösung auf SaaS-Basis an, mit deren Hilfe Firmen in regulierten Branchen ihre Erfüllung dieser Anforderungen verwalten können. Hierbei ist es möglich, sowohl interne Dokumente als auch Compliance-Checklisten in der Software zu hinterlegen und beide zu verknüpfen. Dieser Prozess wird normalerweise händisch von Mitarbeitern durchgeführt und von externen Prüfern validiert.

Ziel

Ein großer Teil dieser Compliance-Prozesse beruht auf immer wieder kehrenden Handlungen, die von wertvollen Experten ausgeführt werden müssen:
Compliance-Fragebögen werden in immer neuen Formen immer wieder beantwortet, Dokumente manuell nach Belegen durchforstet und Berichte zusammengestellt.
Die Fortschritte im Feld der Large Language Models boten die Chance, einen hohen Grad von Automatisierung zu erreichen, ohne aber die Experten ganz aus dem Loop zu nehmen.
Unser Kunde wollte in seinen vorhanden Workflows KI-Komponenten so integrieren, dass ein nahtloser, vom Menschen gesteuerter, aber weitreichend technologie-unterstützter Prozess entsteht.

Erfassung und Vektorisierung aller relevanten Dokumente

Die Voraussetzung automatisierter Compliance-Workflows ist die Erfassung und Aufbereitung der relevanten Compliance-Dokumente. Diese Dokumente, wie z.B. Code of Conduct, Jahresberichte oder Zertifikate, werden in der Software unseres Kunden in einen Data Room importiert und vorverarbeitet, um sie für die weitere Verarbeitung durch generative KI nutzbar zu machen.
Ein wesentlicher Teil dieses Schrittes ist die Konvertierung von PDF-Dokumenten in eine Form, die von der KI verarbeitet werden kann, was oft eine angepasste OCR (Optical Character Recognition) beinhaltete, um den Text aus den Dokumenten zu extrahieren und in eine strukturierte Form zu bringen.

NEOMO entwickelte eine Komponente, die die erfassten Textinhalte in sinnvolle Fakten bzw. Passagen zerlegt und auf mehreren Ebenen durch semantic embeddings vektorisiert.

Die so entstandene Vektordatenbank bildet die Grundlage aller weiterer Prozessschritte.

KI-basierte Beantwortung von Compliance-Fragen

NEOMO implementierte eine Azure-basierte Servicelandschaft, um Compliance-Fragen automatisch zu beantworten. Hierbei war es wichtig, dass Fachbereichsexperten jederzeit steuernd und korrigierend in den Prozess eingreifen konnten.

Durch die enge Verzahnung der Services und der Nutzeroberfläche unseres Kunden entstand ein Workflow, in dem
die Software automatisch relevante Passagen aus den vorhanden Dokumenten extrahierte und darstellte,
ausgewählte oder alle dieser Passagen an ein Large Language Model sandte, um eine Antwort zu erzeugen
oder auch vorhandene Antworten aus anderen Fragebögen automatisch auf die neue Frage anwandte.

In jedem Ablaufschritt ist es möglich, die Ergebnisse vor der Weiterverarbeitung zu überprüfen und anzupassen oder unverändert weiterzusenden.

Faktenkatalog, Dokumentinterviewing und -validierung

Nachdem die Basisprozess erfolgreich liefen und mit den Nutzern unseres Kunden getestet worden waren, bot sich die Möglichkeit, auf Basis der NEOMO-Technologie weitere unangenehm komplexe Prozess zu vereinfachen oder überhaupt erst zu ermöglichen.

Hierfür waren jeweils nur geringe Erweiterungen der existierenden Services nötig. So enstanden unter anderem:

ein semantisch abfragbarer Faktenkatalog
eine Komponete zum „Befragen“ eines oder mehrere Dokumente, aber frei von Halluzination und mit anspringbaren Referenzen auf das Quelldokumente
eine Komponente zum qualitativen Bewerten bestimmter Dokumente.

Das Ende dieser Entwicklung ist noch lange nicht erreicht: In jedem Gespräch mit unserem Klienten finden wir neue Anwendungsfälle und neue Möglichkeiten, die tägliche Arbeit seiner Nutzer einfacher und effektiver zu machen.

Ergebnis

Durch die intensive Zusammenarbeit mit unserem Kunden, d.h. durch die Kombination aus Fachwissen und technologischem Know-How entstand ein Produkt, das die KI komplett in den Dienst und unter die Kontrolle des Nutzers stellt. Ohne unter den „Nebenwirkungen“ von LLMs zu leiden erreichen die Nutzer unseres Kunden so:

Zeitersparnis und Effizienz

Die KI-Lösung ermöglichte es, Compliance-Fragebögen in Sekundenschnelle zu beantworten, was zuvor Stunden oder sogar Tage in Anspruch nahm. Mitarbeiter, die zuvor mit der mühsamen Aufgabe der Beantwortung von Fragebögen beschäftigt waren, können sich nun auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

Konsistenz und Genauigkeit

Durch die Nutzung einer zentralen Datenbasis und semantischer Embeddings wurden Antworten konsistent und korrekt generiert. Die Gefahr von Fehlern und Inkonsistenzen, die durch manuelle Bearbeitung entstehen, wurde drastisch reduziert.

Human-in-the-Loop

Trotz der Automatisierung blieb ein Mensch im Kontrollprozess involviert, was die Qualität und Verantwortlichkeit der Antworten sicherstellte. Dies ermöglichte eine kontinuierliche Verbesserung des Systems durch menschliches Feedback.

Skalierbarkeit

Die Lösung ist skalierbar und kann problemlos auf andere Bereiche wie Tender Management oder die Beantwortung von RFIs (Request for Information) und RFQs (Request for Quotation) angewendet werden..

Minimiertes Risiko

Durch die strikte Einhaltung der Regel, dass KI nur auf menschlich erzeugten Informationen basiert und nicht eigenständig Fakten generiert, wurde das Risiko von Fehlinterpretationen und Halluzinationen minimiert. Dies gewährleistet, dass die KI-Lösung zuverlässig und vertrauenswürdig bleibt.

Kernbestandteil

Von einem Add-On bzw. einer Idee wurde die KI-basierte Behandlung der Compliance-Themen zum Kernbestandteil des Angebots unseres Kunden.

Jørgen Kadal, CPO & Founder, ComplAi

"Als ein auf Compliance fokussiertes Unternehmen stehen wir natürlich unter intensiver Beobachtung in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Zuverlässigkeit. Daher konnten wir nicht einfach beliebige KI-Komponenten in unser Produkt einbauen, die möglicherweise Kundendaten an Dritte weitergeben oder plötzlich anfangen zu halluzinieren. NEOMO hat uns dabei geholfen, das etwas tückische Territorium aktueller KI-Lösungen mit Blick auf unseren spezifischen Anwendungsfall und unsere spezifischen Parameter zu durchqueren. Ihr tiefes Wissen über die Eigenschaften und Auswirkungen aller Arten von großen Sprachmodellen - sowohl technologisch als auch rechtlich - ermöglichte es uns, eine Lösung zu entwickeln, die unseren Kunden KI mit maximaler Effizienz und Zuverlässigkeit bietet."

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